Sözleşme ve Kira Yönetim Sistemi - Kullanım Kılavuzu
Sözleşme ve Kira Yönetimi Modülü
Kullanıcı Kılavuzu / Eğitim Dokümanı
1. Giriş
Bu doküman, Sözleşme ve Kira Yönetimi Modülü içerisinde yer alan tüm menü ve sekmelerin görevlerini, kullanım amaçlarını ve işleyiş biçimlerini açıklamak için hazırlanmış bir eğitim ve referans kılavuzudur.
2. Sistem Genel Tanımı
Sözleşme ve Kira Yönetimi Modülü aşağıdaki amaçlar doğrultusunda kullanılmaktadır:
Kira sözleşmelerinin oluşturulması ve yönetimi
Taraf bilgilerinin yönetilmesi
Kira artışlarının tanımlanması ve takibi
Hatırlatma ve uyarı sistemi
İş akışlarının yönetilmesi
Sözleşme verilerinin raporlanması
3. Ana Menü ve Görevleri
Aşağıdaki menüler modülün temel yapısını oluşturmaktadır.
Menü
Modül içerisinde iki tip sözleşme bulunmaktadır:
Kira Sözleşmeleri
Basit Sözleşme
Basit Sözleşme vs. Kira Sözleşmesi
Özellik | Basit | Kira |
|---|---|---|
Sözleşme Bilgileri | ✔️ | ✔️ |
Kiraya Veren Bilgileri | ❌ | ✔️ |
Kira Limit Bilgileri | ❌ | ✔️ |
Ciro Kira Hesaplama | ❌ | ✔️ |
Kira Artış Bilgileri | ❌ | ✔️ |
Ödeme Bilgileri | ✔️ | ✔️ |
Vadesi Geçmiş Cezai Artış | ✔️ | ✔️ |
Fesih Bilgileri | ✔️ | ✔️ |
Teminat Bilgileri | ✔️ | ✔️ |
Yatırım Teşvik Bilgileri | ❌ | ✔️ |
3.1. Kira Sözleşmeleri
Görevi:
Bu ekranda varsayılan olarak mevcut kira sözleşmesi tipindeki sözleşmeler listelenir.
Ayrıca “Yeni” butonu ile yeni sözleşme oluşturulabilir.
Listede Yer Alan Bilgiler:
Lokasyon
Başlangıç Tarihi
Bitiş Tarihi
Sözleşme süresi
Asgari kira tutarı
Yeni Sözleşme
Bu ekran üzerinden yeni bir kira sözleşmesi oluşturulur.
Doldurulacak Alanlar
Kiralık Gayrimenkul: Sözleşmenin bağlı olduğu gayrimenkulün seçildiği alandır. Tanımlar menüsünde CRMS altındaki Kiralanan Yer sekmesinde bu alan için tanımlamalar yapılır.
Başlangıç Tarihi: Sözleşmenin yürürlüğe girdiği resmi başlangıç tarihidir.
Sözleşme Süresi (Ay): Sözleşmenin toplam kaç ay geçerli olacağını belirtir.
Sözleşmenin Kira Hesaplama Tipi: Kira bedelinin hangi yöntemle hesaplanacağını belirtir (sabit, ciro, karma vb.).
Damga Vergisi Ödemesi Kim Tarafından Yapılacak: Damga vergisinin hangi taraf tarafından ödeneceğini belirler.
Damga Vergisi Tutarı: Sözleşmeye ait damga vergisi tutarının girildiği alandır.
Sözleşme İmzalanma Tarihi: Tarafların sözleşmeyi imzaladığı tarihtir.
Bağlı Sözleşme: Bu sözleşmenin bağlı olduğu varsa diğer sözleşmenin seçildiği alandır.
Ana Sözleşme: Sözleşmenin bir ana sözleşmeye bağlı olduğu durumda ana sözleşmenin seçildiği alandır.
Otomatik Hesaplama Yapılsın mı?: Açık olduğunda sistem kira hesaplamalarını otomatik olarak yapar.
Transfer Etme Hakkı: Kiracının sözleşmeyi üçüncü bir kişiye devredip devredemeyeceğini belirler.
Hissedarlık Yapısı Değişikliğinde Onay Alma Zorunluluğu: Kiracı şirket hissedar yapısında değişiklik olduğunda kiraya veren onayının gerekli olup olmadığını belirler.
Açıklama: Sözleşme ile ilgili ek bilgi ve notların girildiği serbest metin alanıdır.
Kiraya Veren Bilgileri
Tarih: Kiraya veren bilgilerinin geçerli olduğu tarihin seçildiği alandır.
Kiraya Veren: Sözleşmede kiraya veren kişi veya kurumun seçildiği alandır. Tanımlar menüsünde CRMS altındaki Kiraya verenler sekmesinde bu alan için tanımlamalar yapılır.
Oran: Kiraya verenin sözleşme üzerindeki ortaklık/başarı payı yüzdesinin girildiği alandır.
Kira Limit Bilgileri
Tarih: Kira limit bilgilerinin geçerlilik tarihinin seçildiği alandır.
En Düşük Kira Tutarı: Sözleşme kapsamında uygulanabilecek minimum kira tutarının girildiği alandır.
Para Birimi: Kira limitinin hangi para birimi üzerinden belirleneceğinin seçildiği alandır.
Hesaplama Yapılırken Çevrilecek Para Birimi: Kira hesaplamalarında dönüştürme yapılacak hedef para biriminin seçildiği alandır.
Hesaplama Yapılırken Kullanılacak Kur Tipi: Kira hesaplamalarında kullanılacak kur tipinin (TCMB alış/satış, sözleşme kuru vb.) seçildiği alandır.
Ciro Kira Hesaplama Kuralları
Tarih: Ciro kira hesaplama kuralının geçerli olacağı tarihin seçildiği alandır.
Ciro Tipi: Ciro verisinin hangi türde değerlendirileceğini belirler (ör. aylık ciro, yıllık ciro vb.).
Ciro Üst Tipi: Ciro hesaplamalarında kullanılacak üst limit türünün seçildiği alandır.
Ciro Para Birimi: Ciro tutarının hangi para birimi üzerinden hesaplanacağını belirler.
Hesaplama Yapılırken Çevrilecek Para Birimi: Ciro tutarının hesaplama sırasında dönüştürüleceği hedef para birimidir.
Kural Tipi: Ciroya bağlı kira hesaplamasında uygulanacak kuralın seçildiği alandır (ör. yüzdeye göre hesaplama, kademeli hesaplama vb.).
Kira Artış Bilgileri
Tarih: Kira artış bilgilerinin geçerlilik tarihinin seçildiği alandır.
Artış Tipi: Kira artışının hangi yönteme göre yapılacağını belirler (ör. TÜFE, ÜFE, sabit oran vb.).
Artış Sıklığı (Ay): Kira artışının kaç ayda bir uygulanacağını gösteren alandır.
Varsayılan Artış Tutarı: Uygulanacak standart artış oranının (%) olarak girildiği alandır.
Enflasyon Tipi: Artış hesaplamasında kullanılacak enflasyon göstergesinin seçildiği alandır (ör. TÜFE, ÜFE, Yİ-ÜFE olmak üzere sabit tipler bulunmaktadır. Fakat kullanıcı tanımlar menüsünde CRMS altındaki Enflasyon sekmesinde bu alan için tanımlamalar yapılabilir.)
Ödeme Bilgileri
Tarih: Ödeme bilgilerinin geçerli olacağı tarihin seçildiği alandır.
Ödeme Yapılacak Gün Tipi: Kira ödemesinin hangi gün türüne göre yapılacağını belirler (ör. ayın belirli günü, period başlangıcı vb.).
Son Ödeme Yapılacak Gün Tipi: Kira için son ödeme gününün hangi kurala göre belirleneceğini ifade eder.
Para Birimi: Ödemenin hangi para birimi üzerinden yapılacağını belirler.
Hesaplama Yapılırken Çevrilecek Para Birimi: Ödeme hesaplamalarında dönüştürülecek hedef para birimini belirten alandır.
Vadesi Geçmiş Cezai Artış Bilgileri
Tarih: Vadesi geçmiş ödemelere uygulanacak cezai artış oranının geçerli olacağı tarihin seçildiği alandır.
Ceza Oranı: Vadesi geçen ödemelere uygulanacak cezai artış yüzdesinin girildiği alandır.
Fesih Bilgileri
Fesih Talebinde Bulunulabilecek En Erken Süre (Ay): Tarafların fesih talebi yapabileceği en erken sürenin ay cinsinden belirtildiği alandır.
Fesih Talebinde Bulunduktan Sonra Feshin Gerçekleşeceği Süre (Ay): Fesih talebi yapıldıktan sonra sözleşmenin kaç ay içinde fiilen sona ereceğini belirten alandır.
Fesih Talep Tarihi: Fesih başvurusunun yapıldığı tarihin girildiği alandır.
Fesih Gerçekleşecek Tarih: Sözleşmenin resmi olarak sona erdiği/edeceği tarihin girildiği alandır.
Fesih Sebebi: Sözleşme fesih gerekçesinin yazıldığı serbest metin alanıdır.
Fesih Tarafı: Fesih talebinin hangi taraf tarafından yapıldığının seçildiği alandır (Kiracı / Kiraya Veren vb.).
Teminat Bilgileri
Teminat Tipi: Sözleşme kapsamında alınacak teminatın türünü belirten alandır (ör. banka teminat mektubu, nakit teminat, kefalet vb.).
Teminat Başlangıç Tarihi: Teminatın geçerliliğinin başladığı tarihin seçildiği alandır.
Teminat Bitiş Tarihi: Teminatın geçerliliğinin sona ereceği tarihin seçildiği alandır.
Ödeme Miktarı: Teminat kapsamında alınan toplam tutarın girildiği alandır.
Para Birimi: Teminat tutarının hangi para birimi üzerinden belirtileceğini gösteren alandır.
Doküman Numarası: Teminat mektubu, belge veya dokümanın referans numarasının girildiği alandır.
Aktif / Pasif: Teminat kaydının aktif olarak kullanılıp kullanılmadığını belirleyen anahtar (switch) alanıdır.
Banka: Teminat mektubunun alındığı veya teminatın yatırıldığı bankanın seçildiği alandır.
Yinelenme Tarihi: Teminatın yenilenmesi gereken tarihin girildiği alandır (özellikle banka teminat mektupları için kullanılır).
Not: Teminat ile ilgili ek bilgi veya açıklamaların girilebildiği serbest metin alanıdır.
Yatırım Teşvik Bilgileri
Teşvik Tipi: Sözleşmede kullanılan yatırım teşvik türünün seçildiği alandır (ör. KDV muafiyeti, vergi indirimi, istihdam teşviki vb.).
Geçerlilik Tarihi: Yatırım teşvik bilgilerine ilişkin kaydın geçerli olacağı tarihin seçildiği alandır.
Giriş Tipi: Teşvik verisinin sözleşmeye nasıl yansıtılacağını belirleyen alandır (ör. sabit değer, yüzde, açıklama bazlı giriş vb.).
Para Birimi: Teşvike konu tutarın hangi para birimi üzerinden belirleneceğini gösteren alandır.
Hesaplama Yapılırken Çevrilecek Para Birimi: Teşvik hesaplamalarının yapılacağı hedef para biriminin seçildiği alandır.
Kur Tipi: Teşvik uygulamalarında kullanılacak kur tipinin seçildiği alandır (ör. TCMB alış/satış kuru, sabit kur vb.).
Açıklama: Yatırım teşvikine dair ek bilgi ve notların yazılabildiği serbest metin alanıdır.
Dosyalar
Sözleşme Dosyaları: Sözleşmeye ait yüklenen dosyaların görüntülendiği veya yeni dosya ekleme işlemlerinin yapıldığı alandır. Dosya kategorisinin içeriğini görüntülemek veya gizlemek için ilgili satıra tıklanır.
3.2. Basit Sözleşmeler
3.2.1. Basit Sözleşmeler > Yeni Sözleşme
Bu ekran, basit sözleşmenin oluşturulduğu ve sürecin başlatıldığı alandır.
Doldurulacak Alanlar:
Taraf: Sözleşmenin tarafı olan kişi veya kurumun belirtildiği alandır.
Vergi Dairesi: Tarafın bağlı bulunduğu vergi dairesinin seçildiği alandır.
Vergi Numarası: Tarafın vergi kimlik numarasının girildiği alandır.
Adres: Sözleşmeye taraf olan kişinin veya kurumun adres bilgilerinin girildiği alandır.
Başlangıç Tarihi: Sözleşmenin yürürlüğe girdiği tarihin seçildiği alandır.
Sözleşme Süresi (Ay): Sözleşmenin kaç ay süreyle geçerli olacağını belirten alandır.
Damga Vergisi Ödemesi Kim Tarafından Yapılacak: Damga vergisinin hangi taraf tarafından ödeneceğinin seçildiği alandır.
Damga Vergisi Tutarı: Sözleşmeye ait damga vergisi tutarının girildiği alandır.
Sözleşme İmzalanma Tarihi: Tarafların sözleşmeyi imzaladığı tarihin seçildiği alandır.
Bağlı Sözleşme: Bu sözleşmenin bağlı olduğu başka bir sözleşme varsa o sözleşmenin seçildiği alandır.
Ana Sözleşme: Sözleşmenin bir ana sözleşmeye bağlı olması durumunda ana sözleşmenin seçildiği alandır.
Bilgilendirme Mail: Sözleşmeyle ilgili bildirimlerin gönderileceği e-posta adresinin girildiği alandır.
Fesih Hakkı Var mı?: Tarafların sözleşmeyi fesih hakkının olup olmadığının belirtildiği alandır.
Sözleşme Tipi: Sözleşmenin türünün seçildiği alandır (ör. basit, genel vb.).
Açıklama: Sözleşmeye ilişkin ek bilgi ve notların girildiği serbest metin alanıdır.
Ödeme Bilgileri
Tarih: Ödeme bilgilerinin geçerlilik tarihinin seçildiği alandır.
Ödeme Yapılacak Gün Tipi: Kiranın hangi gün tipine göre ödeneceğini belirleyen alandır (ör. ayın belirli günü, çalışma günü, dönem başlangıcı vb.).
Son Ödeme Yapılacak Gün Tipi: Kira ödemesi için son ödeme gününün hangi kurala göre belirleneceğini ifade eden alandır.
Para Birimi: Ödemenin hangi para birimi üzerinden yapılacağını gösteren alandır.
Hesaplama Yapılırken Çevrilecek Para Birimi: Ödeme hesaplamalarında dönüştürme yapılacak hedef para biriminin seçildiği alandır.
Vadesi Geçmiş Cezai Artış Bilgileri
Tarih: Vadesi geçmiş ödemelere uygulanacak cezai artış oranının geçerli olacağı tarihin seçildiği alandır.
Ceza Oranı: Vadesi geçen ödemelere uygulanacak cezai artış yüzdesinin girildiği alandır.
Fesih Bilgileri
Fesih Talebinde Bulunulabilecek En Erken Süre (Ay): Tarafların fesih talebi yapabileceği en erken sürenin ay cinsinden belirtildiği alandır.
Fesih Talebinde Bulunduktan Sonra Feshin Gerçekleşeceği Süre (Ay): Fesih talebi yapıldıktan sonra sözleşmenin kaç ay içinde fiilen sona ereceğini belirten alandır.
Fesih Talep Tarihi: Fesih başvurusunun yapıldığı tarihin girildiği alandır.
Fesih Gerçekleşecek Tarih: Sözleşmenin resmi olarak sona erdiği/edeceği tarihin girildiği alandır.
Fesih Sebebi: Sözleşme fesih gerekçesinin yazıldığı serbest metin alanıdır.
Fesih Tarafı: Fesih talebinin hangi taraf tarafından yapıldığının seçildiği alandır (Kiracı / Kiraya Veren vb.).
Teminat Bilgileri
Teminat Tipi: Sözleşme kapsamında alınacak teminatın türünü belirten alandır (ör. banka teminat mektubu, nakit teminat, kefalet vb.).
Teminat Başlangıç Tarihi: Teminatın geçerliliğinin başladığı tarihin seçildiği alandır.
Teminat Bitiş Tarihi: Teminatın geçerliliğinin sona ereceği tarihin seçildiği alandır.
Ödeme Miktarı: Teminat kapsamında alınan toplam tutarın girildiği alandır.
Para Birimi: Teminat tutarının hangi para birimi üzerinden belirtileceğini gösteren alandır.
Doküman Numarası: Teminat mektubu, belge veya dokümanın referans numarasının girildiği alandır.
Aktif / Pasif: Teminat kaydının aktif olarak kullanılıp kullanılmadığını belirleyen anahtar (switch) alanıdır.
Banka: Teminat mektubunun alındığı veya teminatın yatırıldığı bankanın seçildiği alandır.
Yinelenme Tarihi: Teminatın yenilenmesi gereken tarihin girildiği alandır (özellikle banka teminat mektupları için kullanılır).
Not: Teminat ile ilgili ek bilgi veya açıklamaların girilebildiği serbest metin alanıdır.
3.2.2. Basit Sözleşmeler > Sözleşme Listesi
Bu ekranda mevcut basit sözleşmeler listelenir.
Yeni sözleşme oluşturmak için “Yeni” butonu kullanılabilir.
Listede Yer Alan Bilgiler:
Form Numaraları
Karşı Taraf
Durum
Başlangıç Tarihi
Bitiş Tarihi
Teminat Bilgisi
Sözleşme Süresi
3.2.3. Raporlar
Bu bölümde kira sözleşmelerinden üretilen raporlar bulunmaktadır.
Toplam üç tip rapor mevcuttur:
a) Kiraya Veren Bazlı Ödeme Listesi
Seçilen döneme göre kiraya veren bazlı ödemeler listelenir.
Kiraya Veren
Lokasyon IBAN
Lokasyon
Lokasyon Hisse Oranı
Ödeme Miktarı
Vade Tarihi
b) Mağaza Bazlı Ödeme Listesi
Seçilen döneme göre mağaza bazlı ödemeler listelenir.
Mağaza Kodu
Mağaza Adı
Periyot Ciro
Sabit Kira
Ciro Kira
Ödeme Miktarı
Vade Tarihi
c) Dönem Bazlı Ödeme Listesi
Seçilen döneme ait tüm ödemeler listelenir.
Mağaza Kodu
Mağaza Adı
Periyot Ciro
Sabit Kira
Ciro Kira
Ödeme Miktarı
Vade Tarihi
3.3. Konfigürasyon
Bu sekmede basit sözleşme için grup tanımlamaları yapılır.
Eğer bir basit sözleşme gruptaki kişilerden biri tarafından oluşturuluyorsa, süreç otomatik olarak tamamlanır.
Ancak sözleşmeyi oluşturan kullanıcı grupta değilse, süreç onay mekanizmasıyla başlar.