Masraf Beyan Formu - Kullanım Kılavuzu
1. Sistem Hakkında
Masraf Beyan Formu, personelin iş ile ilgili yaptığı harcamaları beyan etmek ve geri ödeme talebinde bulunmak amacıyla tasarlanmış bir yönetim sistemidir.
Bu sistem ile:
Masraf süreçleri dijital olarak yönetilir.
Mobil uygulama ile fiş fotoğrafları çekilebilir ve otomatik olarak tanınabilir.
Beyan formları web arayüzünden kolayca oluşturulabilir.
Onay süreçleri otomatik olarak işler.
Raporlama ve analiz kolayca yapılabilir.
2. Sisteme Erişim
Ana Menüye Giriş: Sisteme kullanıcı bilgileriniz ile giriş yapın.
Masraf Beyan Yönetimi: Ana menüden "İş Avans Masraf Beyan" başlığı altında bulunan “Masraf Beyan Formu“ seçeneğine tıklayın.
Not: Sisteme erişim için gerekli yetkilere sahip olmanız gerekir. Yetki sorunu yaşarsanız İK Departmanı ile iletişime geçin.
3. Fiş Bilgisi Ekleme
Masraf beyan formunda üç farklı tablo bulunmaktadır:
Yerel Para Birimi Masraf Tablosu
Döviz Masraf Tablosu
Döviz Bozdurma Hesap Tablosu
Her fiş için bilgi girişi iki farklı yöntemle yapılabilir:
3.1. Manuel Bilgi Girişi
Fiş Bilgi Girişi Adımları:
Yeni Satır Ekle: Form ekranında "Ekle" butonuna tıklayın.
Belge Tipi: Belge tipini seçin (Fatura, Fiş, Gider Pusulası, E-Fatura).
Fiş Bilgilerini Girin:
Masraf Tarihi
Cari Hesap
Fiş-Fatura Numarası
Vergi Dairesi
T.C. Kimlik No - Vergi No
Masraf Tipi (Ulaşım, Yemek, Konaklama vb.)
Açıklama
Toplam Tutar
Kaydet: Satır bilgilerini kaydedin.
3.2. Döviz Masraf Tablosu
Yabancı para birimi cinsinden masraflar için:
Yeni Satır Ekle: Döviz tablosunda "Ekle" butonuna tıklayın.
Belge Tipi: Belge tipini seçin (Fatura, Fiş, Gider Pusulası, E-Fatura).
Fiş Bilgilerini Girin:
Gider Tipi
Masraf Tarihi
Harcanan Para Birimi
Dönüştürülen Para Birimi
Masraf Tipi
Açıklama
Toplam Tutar
Kaydet: Satır bilgilerini kaydedin.
3.3. Döviz Bozdurma Hesap Tablosu
Şirketten alınan dövizlerin başka para birimine çevrilmesi için:
Yeni Satır Ekle: Döviz Bozdurma tablosunda "Ekle" butonuna tıklayın.
Bozdurma Bilgilerini Girin:
İşlem Tipi (Alış/Satış)
Bozdurulan Döviz Tipi (örn: USD)
Alınan Döviz Tipi (örn: RUB)
Bozdurulan Döviz Tutarı
Bozdurma Kuru
Kaydet: Bozdurma işlem bilgilerini kaydedin.
Örnek: Şirketten aldığınız 100 USD'yi Ruble'ye çevirdiğinizde:
İşlem Tipi: Satış
Bozdurulan Döviz Tipi: USD
Alınan Döviz Tipi: RUB
Bozdurulan Döviz Tutarı: 100
Bozdurma Kuru: 92.50 (örnek)
3.2. Mobil Uygulama ile Otomatik Fiş Tanıma
Mobil Uygulamadan Fiş Yükleme:
Mobil Uygulamayı Açın: Devoplus Portal mobil uygulamasını kullanın.
Masraf Beyan Yönetimi: Menüden web arayüzünde olduğu gibi “Masraf Beyan Formu” seçeneğine tıklayın.
Fiş Fotoğrafı Çekin: Kamera özelliği ile fişin net bir fotoğrafını çekin.
Yapay Zeka ile Tanımlama: Çekilen fiş fotoğrafının yapay zeka tarafından tanımlanmasını bekleyin.
Web Arayüzünde Otomatik Doldurma:
Taradıklarım Butonu: Web formunda "Taradıklarım" butonuna tıklayın.
Fiş Seçimi: Mobil uygulamadan yüklediğiniz fişleri görüntüleyin.
Otomatik Doldurma: Seçtiğiniz fişin bilgileri otomatik olarak tabloya aktarılır.
Kontrol ve Düzenleme: Otomatik doldurulan bilgileri kontrol edin ve gerekirse düzenleyin.
İpucu: Mobil uygulama ile fiş tanıma özelliği sayesinde manuel veri girişi minimuma iner. Fiş fotoğrafı çekerken net ve okunaklı olmasına dikkat edin.
4. Masraf Beyan Süreci
Masraf beyanı için izlenecek adımlar:
Yeni Beyan Formu: Menüden "Masraf Beyan Formu" ile yeni bir form oluşturun.
Fiş Tablosunu Doldurma:
TRY Tablosu: Türk Lirası cinsinden masraflarınızı ekleyin.
Döviz Tablosu: Yabancı para birimi masraflarınızı ekleyin.
Döviz Bozdurma Tablosu: Şirketten aldığınız dövizlerin bozdurma işlemlerini kaydedin.
Her tablo için yukarıda belirtilen adımları takip edin.
Kontrol: Girilen bilgileri kontrol edin.
Yöneticiye Gönder: Formu onay için yöneticinize gönderin.
5. Raporlama ve Filtreleme
Sistemin raporlama bölümü, masraf beyanlarının görüntülenmesi ve analiz edilmesi için kullanılır.
Filtreleme Adımları:
Rapor menüsüne girin.
İlgili filtre alanlarını (tarih aralığı, personel adı, onay durumu vb.) doldurun.
Ara butonuna tıklayın
Listelenen beyanlar arasından görüntülemek istediğinize tıklayın
Not: Masraf beyanlarını görüntülemek için hem rapor görüntüleme yetkiniz olmalı hem de ilgili beyanları görme yetkiniz bulunmalıdır.
7. Sistem Avantajları
Mobil Entegrasyon: Mobil uygulamadan fiş fotoğrafı çekme ve otomatik tanıma.
Çoklu Para Birimi Desteği: TRY, döviz ve döviz bozdurma işlemleri ayrı tablolarda yönetilir.
Kolay Fiş Girişi: Manuel veri girişi veya otomatik fiş tanıma seçenekleri.
Otomatik Onay Akışı: Beyanlar otomatik olarak ilgili yöneticilere atanır.
Kapsamlı Raporlama: Filtreleme seçenekleri ile detaylı masraf analizleri yapılabilir.
8. Masraf Ayarları
Masraf Ayarları ekranı, sistem yöneticilerinin masraf beyan sürecine ilişkin temel parametreleri belirlemesi için kullanılır.
Masraf Ayarları Konfigürasyonu:
3.1. Tarih Aralığı Belirleme
Masraf Girileceği Minimum Tarih: Kullanıcıların en erken hangi tarihten itibaren masraf girebileceğini belirler.
Masraf Girileceği Maksimum Tarih: Kullanıcıların en geç hangi tarihe kadar masraf girebileceğini belirler.
3.2. İş Avansı Limiti
İş Avansı Üst Limiti: Personelin alabileceği maksimum avans tutarını belirler (örn: 60000 TL).
3.3. Para Birimi Ayarları
İş Avansı ve Masraf Beyan Formlarında Kullanılacak Para Birimleri:
TRY - Türk Lirası
USD - ABD Doları
EUR - Euro
Diğer para birimleri eklenebilir/çıkarılabilir
3.4. Sistem Ayarları
Dövizli Masraf Girişi: Dövizli masraf girişine izin verilip verilmeyeceğini belirler.
Parasal İşlem: Parasal işlem türlerinin aktif/pasif durumunu kontrol eder.
Fişler İçin Havuz Hesabı Kullanılacak: Masraf fişlerinde havuz hesap sisteminin kullanılıp kullanılmayacağını belirler.
3.5. Cari Hesap Ayarları
İlişkilendirme Formundan Hariç Tutulacak Grup: Belirli grupların cari hesap işlemlerinden hariç tutulmasını sağlar.
Cari Hesap Kodu: Masraf işlemleri için kullanılacak cari hesap kodunu belirler.
Not: Bu ayarlar sadece sistem yöneticisi yetkisine sahip kullanıcılar tarafından değiştirilebilir ve tüm sistemi etkiler.